Алексей Швецов, владелец и руководитель компании DIGITAL CLEANING, рассказал о сервисе по управлению специализированными работами - это IT решение, которое было разработано и успешно внедрено в компании. Сейчас это решение компания предлагает всем желающим. У нашей компании такое не типовое направление для IT отрасли. Почему мы занимаемся именно этим и как все начиналось? Я занялся разработкой автоматизации инструментов управления клининговой деятельностью не случайно. Я являюсь также владельцем одной из крупнейших клининговых компаний Ростовской области — клининговой компании «Альбатрос». Моей компании 16 лет. У нас классическая клининговая деятельность — ежедневное обслуживание и спецработы. Раньше, когда у нас было пару менеджеров и начальник мобильной бригады, все было просто. Был более или менее стабильных доход с этой деятельности, который настолько немного составлял в нашем обороте, что я не один раз подумывал закрыть это направление. С качеством и доходностью этих работ у нас бывали сбои. То что-то не получилось сделать на отлично, то сделали хорошо, но потратили больше, чем рассчитывали. Особенно на послестроительных уборках «маржу» часто не добирали. В 2015 году я закончил обучение по Административной системе управления. Мы много чего переделали в своей компании и одним из нововведений стало построение системного отдела продаж. В 2016 году объем заказов по Спецработам стал расти и производство (отдел Спецработ) стал захлебываться. И не мудрено, все было на словах, телефонных созвонах и т. п. Так далее не могло продолжаться и я взялся за перестройку. Что я увидел? 1. Менеджеры по продажам на сложных заказах ошибаются в расчетах. Это влечет неготовность к некоторым задачам, и в итоге к ошибкам, снижению качества, к потере «маржи» 2. Заказов то мало, то много. В итоге, когда много, то сроки выполнения наслаиваются друг на друга, срываются, появляется аврал и беспорядок. 3. Обеспечение оборудованием и расходными материалами происходит с ошибками, так как все либо на словах, либо не учитываются особенности заказов. 4. Все вышеизложенное ведет к бардаку, потере маржи и потере клиентов. Тогда я внес изменения в деятельность и ввел несколько инструментов. Вот несколько из них: мы описали Регламент взаимодействия отдела продаж с отделом Спецработ: от осмотра объекта, правил по формированию сметы и до подписания актов выполненных работ; сделали в Exel форму сметы с расчетными формулами нормативов и расходных материалов и выложили ее на Google диск для того, чтобы все «продажники» могли формировать сметы именно в этой форме; cделали форму Бланк-наряда для оборудования и расходных материалов, которую должны заполнять на каждый заказ; на Google диск сделали график заказов. Это изменило ситуацию полностью. Системный отдел продаж увеличивал с каждым годом доход, а производство стало справляться с объемом на «отлично» и без потерь «маржи». Оборот по годам рос высокими темпами (2016 - 350 000 рублей в месяц, 2017 - 600 000 рублей в месяц, 2018 - 1 000 000 рублей в месяц). В 2018 году, Ростов принимал часть матчей ЧМ мира по футболу. У нас был зафиксирован рекорд по доходу 3,1 млн за месяц. При этом, ни один заказ не был сорван. Качество работ было таким, каким от нас ожидали, а в некоторых случаях с превышением. Этот доход был достигнут с большим процентом рентабельности, чем обычно. Все это было благодаря тем инструментам, которые мы применили. В конце 2017 года я разработал новую технологию предоставления услуги по Спецработам (то как организовано производство услуги). Это несколько десятков документов (регламенты, стандарты, политики), десятки часов видео по обучению. Это концепция работы на порядок лучше, чем была создана до этого. В это же время я задумался о том, как автоматизировать все то, что мы создали и как ускорить процесс обработки заказа и заключения сделки. В этом случае мы будем обгонять конкурентов по времени, точности, иметь высокий имидж перед заказчиком и стабилизируем высокое качество услуг навсегда. Я просмотрел все имеющиеся в России варианты программ по клинингу, и не нашел ничего стоящего, что могло помочь бы мне в целях. Вот тогда и созрела идея создания сервиса для клининговых компаний, в котором будут реализованы мои лучшие идеи, ускоряющие бизнес, позволяющие лучше управлять им, иметь гораздо меньше организационных проблем и больше зарабатывать с него. Итак, для начала, какие же проблемы решает программа? Эти проблемы я описал выше. Я беседовал более чем с 15-ю владельцами клининговых компаний и эти проблемы для всех типовые. Соберем их вместе: 1. Ошибки в расчетах смет заказов. Это влечет потерю качества и недополучение плановой «маржи» 2. Заказов то мало, то много, этим сложно управлять. Сроки выполнения наслаиваются друг на друга и срываются, аврал - это часто встречающаяся ситуация. 3. Длительное обучение клинингу новых сотрудников, а потом они еще и уходят, все усилия зря. 4. Владельцы зачастую не имеют точных данных сколько их компания заработала за период именно со Спецработ и с каждого заказа в отдельности. 5. Закрытие сделки с подписанием договора занимает 3-4 дня. Часть клиентов уходит за это время к конкурентам. 6. Качество работ не стабильное, из-за хаотичности и невовлеченности технического персонал. Компания оказывает клиенту услуги один раз и часть клиентов больше не возвращается к ней. Вовлечь техперсонал не получается. 7. Бывают случаи, когда мобильная бригада делает заказы напрямую, в обход компании. 8. Расширение в другие города и территории затруднено, так как сотрудников, умеющих делать правильный расчет, ограниченное количество и их долго учить. 9. Компания продает дешево, чтобы быть конкурентоспособной. Поэтому, деятельность по Спецработам не приносит ей большого дохода. 10. Владелец замучился периодически наводить порядок в этой деятельности и пустил все на самотек. Он считает, что «у него есть более доходная деятельность, а Спецработы много не дают». Проблем много. Часто владельцы клининговых компаний не смотрят на них, не считают их важными. Тем не менее, именно из-за них доход по Спецработам не растет в разы и компании не имеют возможности расширятся на другие территории и даже не думают об этом. Поэтому, сделаю обзор того что позволяет получить наш сервис: 1. Блок по расчету смет помогает: формировать точную смету услуг и зарабатывать столько, сколько планировали; продавать сразу на осмотре, не терять клиентов — получить скорость заключения сделки в разы выше, чем у конкурентов за счет повышения конверсии сделок; не тратить много времени и денег на обучение менеджеров по продажам, а сразу окупать их. 2. График производства заказов помогает хорошо планировать заказы и разумно распределять трудовые ресурсы по заказам, делать заказы вовремя, убрать аврал и неразбериху со сроками. 3. Блок аналитики позволяет вести точный учет доходов и расходов, получать необходимые данные для анализа деятельности и хорошо управлять ею. 4. Сервис сохраняет данные о клиентах и объектах в компании, и исключает ситуации ухода менеджеров с базой клиентов. 5. Компания перестает воспитывать сотрудников для других компаний, в случаях когда обученный сотрудник уходит в другую компанию или создает свою. По сути, менеджеру не доступен механизм расчета и эта способность атрофируется у него. 6. Используя сервис, легко тиражировать продажи Спецработ на другую территорию. 7. Новая компания, используя возможность сервиса, может не делать ошибок при расчетах и обыгрывать более опытные компании. 8. Владелец, внедрив сервис в работу получает: прозрачность процесса. Ему и остальному руководству доступны все данные деятельности; качество и стабильность работ повысится, а это основа развития и доверия клиентов, владелец должен смотреть на долгосрочные цели; повышение дохода более чем на 20%, за счет закрытия большего количества сделок, которые раньше перебивали конкуренты и закрытия «срочных» заказов; увеличение прибыли до 2-х раз — совокупный эффект от увеличения дохода, сокращения потерь и расходов; повышается устойчивость компании, все данные всегда остаются внутри нее; владелец может спокойно заниматься развитием компании, эта деятельность будет стабильна и регламентирована. Это основные, но не все возможности сервиса, который мы разрабатываем для клининговых компаний. Стоит наверное пройтись по некоторым возможностям программы, которые мы планируем создать. Мы планируем включить в программу классические виды работ, такие как: мытье остекления и фасадов, химчистка ковровых покрытий и мягкой мебели, размывка и чистка полов и нанесение полимерных покрытий, генеральная и послестроительная уборка и тому подобные. Пользователь сможет настроить интерфейс и функционал программы под свои нужды или использовать базовые настройки. О функционале блоков расчета смет, планирования заказов и аналитики я вкратце рассказал через то, какие проблемы они решают и какую пользу создают. И все же, несколько слов о них. Блок расчета смет. Для каждой компании будет доступно использовать для расчета стоимости ту технологию проведения работ, которую она использует. Кроме того будет ряд предустановленных технологий. При расчете сметы, пользователь последовательно, как по чек-листу, заполняет факторы, влияющие на скорость выполнения работ. Тут стоит поделится особой нашей гордостью! Одной из труднейших задач , когда мы приступили к разработке программы была следующая задача: Как создать математически точную методологию расчёта стоимости услуги для клининговых компаний, если каждая компания использует, по сути, свою уникальную технологию работы, применяя свой набор оборудования и моющих средств?Пришлось создавать технологию искусственного интеллекта, которая будет анализировать фактические данные при выполнении компанией заказов по Спецработам и корректировать расхождения. И мы создали такой алгоритм! Это огромная победа, которая выводит наш продукт на уровень, на котором нет конкурентов, и не только в России. Мы создаем обучаемую программу, способную адаптироваться под любую компанию за короткий срок. Блок «График» учитывает производственные мощности компании — это, по сути, рабочее время персонала и сотрудники отдела продаж могут размещать в нем заказы, а сотрудники отдела Спецработ будут оповещены своевременно о заказах и их особенностях. То есть, в программе будет система смс-оповещения и push-уведомлений о переходе задачи от одного сотрудника к другому или напоминание о задаче. Аналитика позволяет получать отчеты о доходах, расходах и маржинальном доходе за любой период по деятельности в целом и по отдельному заказу. В программе доступны карточки клиентов, в которые можно будет вносить информацию, а также данные по продажам и по особенностям выполнения заказов. Это поможет в последствии при повторных продажах. В системе под каждый заказ будет создаваться заказ-наряд на оборудование и расходные материалы. Этот заказ-наряд обязателен для заполнения мобильной бригадой по принятию материальных ценностей для выполнения заказа и сдаче обратно по его окончании. Таким образом, достигается контроль за оборудованием и остатками. К этому же относится и складской учет материальных ценностей отдела Спецработ. Для тех, кто заботится о своем будущем и репутации доступна система контроля качества, основанная на Регламентах, стандартах производства услуг и совокупности Чек-листов и анкет по качеству. Также есть возможность делать расчет заработной платы в программе по той системе, которую использует компания. Доступны инструменты вовлечения технического персонала в процесс и результаты их деятельности. Для тех компаний, которые сталкиваются с «левыми» заказами будет доступны функции геолокации, с помощью которой владелец или руководитель всегда сможет отследить или просмотреть отчет о расхождениях между плановым местоположением мобильной бригады в течение рабочего времени и фактическим местоположением. Такие наши планы по сервису по автоматизации инструментов управления Спецработами. Выход этого продукта в этом году. Сейчас мы проверяем все гипотезы по описанным функциям и старательно прорабатываем функционал программы. И уже доступна начальная версия, позволяющая делать расчет Мытья остекления, использовать График заказов и составлять Бланк-заявку по заказу. В планах у нас разработка и сервиса по автоматизации инструментов управления Ежедневным обслуживаем. Мы видим, что достойных инструментов нет или они недоступны большинству компаний. Наверное мы единственные, кто может соединить знания клининговых технологий и видения решений проблем клининговой отрасли с математическими и программными техниками. Мы умеем делать сложное простым! Главными принципами нашей компании является простота и легкость, математическая точность и инновационность. Я знаю, что те кто станут пользователями нашего сервиса победят в конкурентной борьбе. Наш продукт даст им неоспоримое преимущество и многократную пользу.